El módulo de Compras de Exactus ERP del Área Comercial le permitirá la administración sencilla y ágil del ciclo de adquisiciones de materias primas, artículos terminados para la venta y suministros de los que se abastece la empresa, en forma local o de importación, al realizar todas las labores contables y de inventario conexas simultáneamente gracias a su integración con los módulos de contabilidad, control de inventarios, requerimiento de materiales y cuentas por pagar.
Tanto las empresas que estén orientadas a la producción como las empresas de tipo comercial, encontrarán en Compras una herramienta que les permitirá manejar su función operativa de aprovisionamiento en forma eficiente y ordenada.
- Manejo del listado de proveedores de la compañía que incluye información general de contacto con el proveedor, así como la definición de las características de crédito que otorga el proveedor, lo que permite establecer las políticas para el pago de documentos a crédito.
- Capacidad de trabajar con proveedores multimoneda.
- Relaciona directamente los artículos con el proveedor que los suministra.
- Posibilidad de establecer para cada proveedor el costo de los artículos que provee por volumen de compra, así como de actualizar estos costos cada vez que se aprueba y confirma una orden de compra del proveedor.
- Presenta varias opciones para el manejo de requerimientos de materia prima, artículos terminados para la venta o suministros:
- Solicitudes de compra para los requerimientos que surgen en cualquier departamento
- Órdenes de compra, para la comunicación directa entre el proveedor y el departamento de compras
- Embarques, para la documentación y chequeo de los artículos y cantidades recibidas, aceptadas, rechazadas e ingresadas a la bodega
- Presenta reportes y consultas que permiten al usuario tener una visión amplia del proceso de compra para la toma de decisiones.
- Control de los empleados autorizados a realizar, aprobar y enviar órdenes de compra.
- Listado de los aranceles que aplican a artículos importados, los cuales se calculan por medio de las fórmulas construidas para los impuestos asociados con éstos.
- Listado de los gastos adicionales en que se puede incurrir para definir el costo real de los artículos importados.
- Listado de los impuestos que afectarán el costo de los artículos importados. El sistema permite que los impuestos se definan según las necesidades específicas de cada compañía, por medio de la construcción de sus propias fórmulas.
- Permite realizar la actualización del costo fiscal (liquidación) de varios embarques en un solo proceso.
- Integración de todas las transacciones de compras y su efecto sobre la contabilidad de la compañía.
- Integración con el módulo de Requerimientos de Materiales para la generación de solicitudes de compra a partir de las órdenes generadas en la explosión de materiales.
- Integración con el módulo de Control Presupuestal que permite a nivel de los presupuestos definidos que se comprometan fondos para cumplir con las órdenes de compra creadas.
- Recalcula automáticamente los porcentajes de ajuste de costo de los proveedores extranjeros.
- Permite establecer a nivel de las líneas de solicitudes y órdenes de compra, la cuenta contable de inventario y el centro de costo que se afectará.
- Permite cambiar en forma sencilla los artículos solicitados, en una orden de compra por artículos alternos al momento de hacer el recibo de la mercadería, en caso de que el proveedor no pueda satisfacer la orden original, dejando en forma consistente los documentos asociados (orden de compra y solicitud de compra).
- Asociación del control de pedimentos, agente y agencia aduanal asociados al proceso de importación.
- Función de pedidos sugeridos que permite la generación de solicitudes de compra en forma automática, a partir de un análisis del comportamiento de los consumos y ventas de inventario, o bien, los puntos de reorden para sugerir cuándo y cuánto se debe comprar un artículo determinado.
- Se permite el uso de rubros configurables en solicitudes, órdenes y embarques de compra. Se puede configurar una cantidad máxima de líneas permitidas a registrar por orden de compra creada.
- Notificación automática de ingreso de compras al inventario a direcciones de correo configurables, que permite que los usuarios interesados sepan el momento exacto en que ingresa la mercadería a bodega.
- Permite la devolución de artículos y la creación y aplicación en línea del documento de crédito a la cuenta del proveedor.
- Posibilita asociar la factura de compra de la mercadería al momento de hacer el recibo de la mercadería al inventario, de manera que la cuenta del proveedor respectivo se actualice en línea. En caso de no hacerse en línea, el proceso de creación de la factura de compra se puede llevar a cabo en otro momento, mediante un proceso en el módulo de Cuentas por Pagar.
- El sistema permite la recepción de la mercadería en bodega, amparada tanto en factura de compra como en documentos de remisión. En este último caso, no se genera ningún documento que afecte la cuenta del proveedor.
- Hace posible la administración de embarques multimoneda y multiproveedor.
- Permite la configuración de diferentes niveles de aprobación de las órdenes de compra según su departamento y monto. El sistema envía notificaciones automáticas a los usuarios con órdenes pendientes de aprobar.
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